Privacyverklaring
Laatste update en ingangsdatum: 9 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Vereniging van Medisch Beeldvormers vzw (VMBv) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
Maatschappelijke zetel: Fonteinstraat 75 bus 0606, 3000 Leuven
Ondernemingsnummer: 0472.053.369, RPR Leuven
Website: www.vmbv.org
Contact voor privacyvragen: info@vmbv.org
VMBv is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft er geen. Alle vragen over privacy worden behandeld via info@vmbv.org.
2. Welke gegevens verwerken wij, waarom en hoe lang?
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Ledenadministratie en ledenportaal | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, beroep of opleiding, type lidmaatschap, betaalstatus, inloggegevens | Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst; wettelijke verplichting voor het ledenregister | Tot 2 jaar na het einde van het lidmaatschap; het wettelijke ledenregister zolang de wet dat vereist |
| Bestellingen, betalingen en boekhouding | Naam, contactgegevens, factuurgegevens, ondernemingsnummer, bestelling, betaalgegevens (geen volledige kaartgegevens) | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen | 10 jaar |
| Webinars, opleidingen en evenementen | Inschrijving, aanwezigheid, afgeleverde attesten | Uitvoering van de overeenkomst | 5 jaar na de activiteit |
| Opnames van webinars (replays) | Beeld en stem van sprekers; naam, vragen en eventueel beeld van deelnemers die tussenkomen | Gerechtvaardigd belang (vorming van leden); toestemming van sprekers | Zolang de replay wordt aangeboden |
| Nieuwsbrieven en uitnodigingen | Naam, e-mailadres | Leden: gerechtvaardigd belang; anderen: toestemming | Tot uitschrijving |
| Vragen via e-mail of contactformulier | Naam, contactgegevens, inhoud van de vraag | Gerechtvaardigd belang (vragen beantwoorden) | 2 jaar na afhandeling |
| Bestuurders en leden van de algemene vergadering | Identiteitsgegevens, contactgegevens, mandaat | Wettelijke verplichting (vzw-wetgeving, publicaties, UBO-register) | Tot 5 jaar na het einde van het mandaat, of langer als de wet dat vereist |
| Vrijwilligers, sprekers en mandaathouders | Naam, contactgegevens, rekeningnummer, vergoedingen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting | 10 jaar |
| Sponsors, partners en leveranciers | Naam en contactgegevens van contactpersonen | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang | Tot 2 jaar na het einde van de samenwerking; facturen 10 jaar |
| Werking en statistieken van de website | Cookies en gelijkaardige gegevens | Noodzakelijke cookies: gerechtvaardigd belang; andere cookies: toestemming | Zie de cookieverklaring |
Wij krijgen deze gegevens van uzelf, bijvoorbeeld wanneer u lid wordt, zich inschrijft, een bestelling plaatst of ons contacteert. U bent niet verplicht gegevens te geven, maar zonder de gegevens die nodig zijn voor een lidmaatschap, inschrijving of bestelling kunnen wij die niet uitvoeren.
VMBv neemt geen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en verkoopt geen persoonsgegevens.
3. Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Binnen VMBv hebben alleen de bestuurders en de vrijwilligers die de gegevens voor hun taak nodig hebben toegang. Zij zijn gebonden door geheimhouding.
Leden met stemrecht (vaste leden) kunnen volgens de statuten het ledenregister van de vaste leden inkijken op de zetel van de vereniging.
Wij doen een beroep op de volgende dienstverleners, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:
- Wix.com: website, ledenportaal, webshop, formulieren en e-mails vanuit de website;
- de betaaldienstverlener van de webshop: afhandeling van betalingen;
- Google: e-mail, opslag van documenten (Google Drive) en, na uw toestemming, websitestatistieken (Google Analytics);
- Zoom: webinars en online vergaderingen;
- de dienstverlener voor elektronische facturatie.
Daarnaast kunnen gegevens worden doorgegeven aan onze bank, onze verzekeraar en aan overheden wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld griffie, Belgisch Staatsblad, UBO-register, fiscus).
Voor ledenvoordelen bij partners geven wij geen contactgegevens door. Op uw eigen vraag kunnen wij aan een partner bevestigen dat u lid bent.
4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners (Wix, Google, Zoom) kunnen gegevens verwerken buiten de EER, onder meer in de Verenigde Staten en Israël. Dat gebeurt alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework) of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Beveiliging
- Toegang met persoonlijke accounts en wachtwoorden, waar mogelijk met tweestapsverificatie.
- Gedeelde mappen met toegangsrechten per functie.
- Afspraken over geheimhouding binnen het bestuur en met vrijwilligers.
Stelt u een mogelijk datalek vast? Meld het meteen via info@vmbv.org.
6. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten wissen of de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- uw gegevens te laten overdragen;
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur uw verzoek naar info@vmbv.org. Wij antwoorden binnen een maand en kunnen een bewijs van identiteit vragen als wij twijfelen wie de aanvrager is.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Minderjarigen
Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar en wij verzamelen bewust geen gegevens van hen.
8. Cookies
Informatie over cookies staat in de cookieverklaring.
9. Wijzigingen
VMBv kan deze privacyverklaring aanpassen. De geldende versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update. Belangrijke wijzigingen melden wij aan de leden per e-mail.